Legalización de los libros de los empresarios. Resumen de la Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015

El pasado 16 de febrero de 2015 se publicó en el BOE la Instrucción del día 12 del mismo mes, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores (Ley de Emprendedores).

 

El citado artículo 18 establecía la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico, así como su legalización telemática. Sin embargo, pese a la obligación, no existía unidad de criterio entre los distintos Registros Mercantiles sobre en qué momento debía hacerse efectiva la obligación.

Aunque la DGRN ya se había pronunciado sobre esta materia tras la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores, no es hasta ahora, con la Instrucción del 12 de febrero de 2015, que se han unificado criterios y se han establecido los principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización.

De la Instrucción merece destacar lo siguiente:

1º      La Instrucción se aplica a todos los libros, sean obligatorios o no.

2º      Sólo es aplicable a los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.

3º      Todos los libros se cumplimentarán en soporte electrónico y su presentación deberá ser por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

4º      Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Para los actos posteriores a dicha fecha, se procederá al cierre de estos libros mediante diligencia que se acreditará por el órgano de administración (en el primer envío telemático se incorporará un archivo que incluirá una certificación donde se haga constar tal circunstancia).

5º      Las mismas reglas se aplican a los libros de actas (de Junta y de Consejo) o de decisiones del socio único. En cualquier momento del ejercicio se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza.

6º      Y las mismas reglas serán de aplicación también para los libros registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad, aunque en estos casos sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

7º      Respecto de los ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2014, siempre que medie justa causa, se permite la legalización de los libros obligatorios en formato papel (La Instrucción no dice, sin embargo, que entiende por justa causa).

Esta Instrucción generará seguramente numerosas dudas y, curiosamente, el Anteproyecto de Código Mercantil sigue el criterio tradicional de llevanza de la contabilidad en formato papel o electrónico.

En cualquier caso, la presentación telemática de los libros de contabilidad obligatorios venía siendo habitual cada vez más. Cuestión distinta es que ocurrirá con los libros de actas o decisiones del socio único y los libros registros de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad, olvidados en la práctica por muchos empresarios.